Plan de estudios

Quizá la primera razón principal de realizar este Programa es porque estamos convencidos que una de las principales herramientas de productividad y de trabajo en equipo como son las reuniones, no son tan efectivas y productivas como quisiéramos. Y, por querer, queremos corregirlo.

De hecho, si se puede hacer. Y, como ya sabemos, nos hemos sido formados en algunas habilidades que, llegados a la vida adulta, descubrimos que son críticamente vitales. Dirigir un grupo, conducir equipos hacia una meta, buscar la toma de decisiones colectivas, empujar a la acción, transmitir información. Todo eso es esencial en nuestra vida laboral y profesional, la mayoría de las veces, en especial porque no trabajamos aislados. La mayoría de las veces lo hemos aprendido porque las circunstancias vitales nos pusieron frente a eso. Y nos preguntamos: ¿lo estamos haciendo bien? ¿Por qué cuesta tanto controlar una reunión? ¿Estamos (están) obteniendo resultados frente a los recursos invertidos? Probablemente en las respuestas existan más “síes” que “noes”. Pues bien, hay sin duda una forma de mejorarlo y vamos a comenzar ahora.

Hay un conjunto de reuniones históricas en donde seguramente a la mayoría de nosotros le hubiera gustado mucho asistir. ¿Quién no hubiera querido estar asistiendo y presente por ejemplo en la Conferencia de Yalta, o en la negociación de tratados de paz o en el cierre de un negocio de adquisición entre empresas?

Como contrapartida, hay demasiadas reuniones a las que hemos asistido y otras que tenemos por el frente a las que no quisiéramos tener que asistir. En algunos casos, nos hemos perdido de algunas y seguramente no lo lamentamos. Y seguramente haremos lo mismo en el futuro, cuando lo consideremos oportuno.

Cuando estudiamos el tema, rápidamente llegamos a algunas conclusiones: las personas pasan demasiado tiempo en reuniones – en algunos casos entre dos tercios a tres cuartos de su jornada laboral – y, en segundo lugar, no desearían que eso fuera así. Las reuniones “consumen demasiado tiempo” y conspiran contra la productividad personal y colectiva en un número considerable de ocasiones.

La pregunta que se impone es, entonces, ¿por qué gastamos tanto tiempo en reuniones? La respuesta es sencilla: porque es allí donde nos encontramos, como equipos, como grupos especializados, como miembros de un departamento, como negociadores sentados uno frente al otro en la mesa. En las reuniones se resuelven los problemas, se toman decisiones y se va forjando muchas veces la confianza. En consecuencia, ya que debemos reunirnos, vamos a ponernos de acuerdo para que las reuniones sean lo más eficientes, útiles, productivas (y de ser posible, entretenidas) que podamos.

Plan de Trabajo | Foco de cada Clase 

Hay una porción de actividades que realizamos todos los días. Una de las más frecuentes – y en ocasiones importantes – cuando estamos en una relación de trabajo al seno de una empresa u organización, es tener reuniones.

Cuando hacemos una retrospectiva de nuestra semana laboral, muchas veces nos sorprendemos de la cantidad del tiempo que le dedicamos a las reuniones. Y allí surgen siempre dos grandes interrogantes: la primera es cuanto de nuestro tiempo toman esas reuniones y, la segunda, cual es el grado de efectividad comprobable que obtenemos de ellas.

A menudo, las respuestas nos dejaran sorpresas y esas sorpresas transcurren por la cantidad de tiempo que nos llevan (por lo general el examen retrospectivo nos mostrara lo que vamos a considerar un consumo casi absurdo de tiempo. La segunda sorpresa es la relación inversión/beneficio que obtenemos de esas reuniones (la cuestión inversión de recursos-resultados).

Por cierto, y como lo mencionamos en el apartado anterior esta es otra de las actividades a la que preferimos llamar habilidad social, en que incursionamos y para lo cual no hemos recibido una preparación. Se trata de esas actividades que han de ser desarrolladas y en donde ni la escuela, ni la secundaria ni la Universidad preparan. Parecen considerar que es una habilidad innata en los humanos. Reunirse en grupos para resolver y trabajar juntos lo es, hacerlo en la forma correcta debe aprenderse.

Nuestra experiencia nos indica que este es un tema sensible desde múltiples aspectos: por un lado requiere una inversión importante del tiempo y de recursos; en segundo lugar, es un proceso complejo que requiere de conocimientos para obtener una plenitud de resultados; en tercer lugar, muchas veces lo que se decide en la mesa de reuniones es cumplido tardíamente  y sus resultados no son tan auspicioso como nos imaginamos cuando tomamos las decisiones iniciales, en cuarto lugar, si las cosas no están bien planeadas ni bien conducidas, el resultado final es completamente contraproducente. Todo ello, sin abordar la patología de todo esto que es la “reunionitis”, que, si bien no es un término académico, define gráficamente la tendencia de estar constantemente en “reacción” para todo y a toda hora, lo que por lo general es un conspirador máximo para la productividad personal y empresarial.

Como consecuencia de lo anterior, el por qué se desarrolló este Curso aparece como nítida:

• Por lo general no hemos recibido ninguna formación sobre cómo preparar, organizar, desarrollar y seguir los resultados de las reuniones.
• Como consecuencia o bien nos conducimos como perfectos improvisados pletóricos de buena voluntad o aprendemos “en la marcha” con todas sus virtudes y los vicios que se pueden adquirir.
• Raramente vinculamos la gestión de la reunión con estilos de liderazgo y es algo a lo que debemos prestar mucha atención.
• Invertimos una gran cantidad de tiempo y recursos materiales y físicos en estos procesos y muchas veces los resultados obtenidos no guardan relación con esa inversión. Lo que nos coloca una situación que nos hace sentir que no invertimos, sino que gastamos y aun que desperdiciamos esos recursos.
• Experimentamos sentimientos de frustración frente a muchos resultados obtenidos.
• O bien, experimentamos grandes esperanzas al cierre de una reunión, que luego no se concretan o materializan porque no sabemos “cerrarlo” adecuadamente o porque hacemos un seguimiento tardío y pobre.

Con todas estas constataciones, con el aporte de la teoría y de la práctica que hemos experimentado y al aprendizaje que ellos nos han dejado, es que decidimos desarrollar este Curso, precisamente para ayudar a otros que experimentan lo que acabamos de descubrir a ver que existen otras formas de hacer las cosas, otros enfoques, formas distintas de abordar cuestiones que nos son cotidianas y deja resultados nos frustran.

Con una técnica adecuada, tenacidad y dedicación, podemos perfectamente revertir los resultados que no deseamos y sustituirlos por reuniones efectivas y eficaces, con menos consumo de tiempo, mejores resultados y reduciendo el desgaste personal que ello nos provoca. Y la decisión enfáticamente, sin dudas y convencidos que este camino que vamos a transitar será transformador.

PLAN DE CLASES

1. Introducción. Las reuniones de trabajo, una introducción
2. PREPARANDO LA REUNION. La preparación de una reunión.
3. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES. La toma de decisiones en los grupos.
4. DIRIGIENDO LA REUNION. La dirección de una reunión.
5. SOLUCIONANDO Y PREVIENDO PROBLEMAS. Los problemas que se presentan en las reuniones.
6. CÓMO CERRAR UNA REUNION. Cierre adecuado de una reunión.
7. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RESULTADOS. Seguimiento de los resultados de una reunión.
8. LO QUE HAY QUE EVITAR. Control y eliminación de hábitos improductivos: la reunionitis.
9. LAS REUNIONES VIRTUALES. El desarrollo de las reuniones virtuales.
10. EL PRESENTE Y EL FUTURO INMEDIATO. Lo que estamos viendo, las reuniones virtuales en un mundo global e interconectado.

¿A quiénes está dirigido? 

Está dirigido a todos aquellos que necesitan desarrollar sus condiciones para la conducción y organización de reuniones, en la búsqueda de dotar a cada participante de un sistema de dirección y orientación de reuniones que le permita ganar en eficiencia y productividad. Por tanto, a directores, Gerentes, jefes, directores de Grupos, Organizadores de Reuniones, Responsables de Recursos Humanos y todos aquellos que, dentro de una empresa u organización, necesiten realizar una revisión de fondo sobre el sistema de reuniones y de la conducción de equipos de planificación y de trabajo.

Herramientas adicionales:

Cada Curso está compuesto de herramientas concretas que el participante encontrara aplicables a su realidad a partir del momento inicial.

Brindamos una serie de recursos de profundización (Conferencias Ted, artículos, fichas de trabajo y videos) para que el participante amplié la base de recursos de cada temática que se aborda en las clases.