Los problemas relacionados con la Gestión y la Administración del tiempo continúan agravándose. Por mas que se ha insistido en aplicar un conjunto de soluciones, las estadísticas nos muestran o bien que no aprendemos o que, en todo caso, la vorágine tecnológica nos lleva en las olas de su marea. La sensación es que cada vez trabajamos más y nuestra productividad desciende. Pero en realidad trabajamos menos y nos distraemos mas en cuestiones bastante innecesarias. La pregunta en estos momentos es su la aplicación de inteligencia artificial podrá ayudarnos a solucionar en parte el problema. Eso, claro, siempre que no lo solucione sustituyéndonos.

Con sinceridad, apenas hemos tenido tiempo para escribir este artículo debido a que la agenda de varios de nuestros colaboradores está repleta de reuniones, mensajes de Slack y correos electrónicos sin contestar.

No es extraño, el trabajador medio pasa el 57% de su tiempo en reuniones, contestando al correo electrónico y al chat, según un estudio de Microsoft. Esto provoca que se dedique mucho menos tiempo al trabajo en sí.

Nos ha costado encontrar tiempo para escribir este artículo.

En las más de dos horas que han transcurrido desde que nos hemos reunido para trabajar, hemos tenido tres reuniones por Slack, hemos recibido un par de docenas de mensajes y se he tenido que abordar un conjunto de tareas administrativas.

Pero así son la mayoría de las mañanas de casi todo el mundo. Aunque sea una norma del mundo corporativo, no significa que yo –y mucha gente, imagino– puedaescapar de sentirme acelerada desde primera hora de la mañana.

Un reciente estudio de Microsoft ayuda a explicar las causas de este fenómeno.

La compañía ha descubierto que dentro de sus aplicaciones de Microsoft 365, los trabajadores pasan el 57% de su tiempo comunicándose, ya sea en reuniones o contestando al correo electrónico y al chat.

Además, el 68% de las personas encuestadas aseguran que no tienen suficiente tiempo de concentración ininterrumpido durante la jornada laboral, según su Índice de Tendencias Laborales 2023, que encuestó a 31.000 personas de 31 países de febrero a marzo de 2023. 

También se han analizado para el estudio billones de señales de productividad de Microsoft 365, junto con las tendencias laborales del Gráfico Económico de LinkedIn. 

La conclusión es que la mayoría de nosotros estamos tan ocupados con las tareas auxiliares que se reduce el tiempo que tenemos para concentrarnos en nuestro trabajo e innovar.

La encuesta de Microsoft también ha revelado que cerca del 60% de los directivos creen que la falta de innovación o de ideas rompedoras en sus equipos es un motivo de preocupación.

Una ingeniosa función de Google Calendar avisa de quenuestro equipo está pasando entre 15 y 18 horas a la semana en reuniones. Y ni siquiera queremos calcular cuántos slacks envío (o las horas que pasamos consultando la aplicación de chat en nuestros portátiles y en el teléfono).

La encuesta de Microsoft muestra que, en el conjunto de aplicaciones ofimáticas del gigante tecnológico,los que más tiempo pasan en el correo electrónico le dedican 8,8 horas a la semana y 7,5 horas a las reuniones.

Si todos estamos contestando correos o yendo a reuniones, ¿cuándo nos dedicamos a nuestro trabajo de verdad? El problema es que todos estamos montados en el mismo barco, por lo que todo el sistema en sí es perjudicial para la productividad. 

La productividad mide la eficiencia del trabajo realizado por una empresa y sus empleados comparando la producción con las horas trabajadas. Tendencias como el quiet quitting han perjudicado gravemente los resultados de productividad de las compañías y eso está alimentando una desaceleración económica encubierta.

La productividad es importante para la economía porque es el principal componente para el nivel de vida de una población. No basta con hacer que la gente trabaje más. 

Deberíamos estudiar cómo aumentar la productividad utilizando la tecnología para mejorar los flujos de trabajo y la eficiencia general, formando a los empleados para que saquen el máximo partido de estas herramientas.

Según la encuesta de Microsoft, los 5 principales obstáculos a la productividad son la ineficacia de las reuniones y su exceso, la falta de objetivos claros, la falta de inspiración y la dificultad para encontrar la información necesaria para tomar decisiones.

Llevamos mucho tiempo hablando de replantear radicalmente nuestras jornadas laborales, hacer purgas de reuniones y acortarlas, pero no ha servido de nada.

Muchos esperan que la IA sea la respuesta.

A pesar de las preocupaciones sobre la sustitución de puestos de trabajo por la IA, la encuesta revela que “los empleados están esperando que la inteligencia artificial alivie el peso del trabajo más que temerosos de perderlo a causa de la IA”.

El 76% de las personas encuestadas afirmaron que se sentirían cómodas utilizando la IA para tareas administrativas y el 79% aseguró que estarían de acuerdo en utilizarla para el trabajo analítico. Por supuesto, lo más destacado es que el 80% de la gente querría que la IA eliminase sus reuniones, y el 77% querría ayuda para planificar su día.

Aunque la fiebre por la inteligencia artificial ha despertado mucho temor por el futuro del trabajo en general, pero la carrera por el talento está en marcha para desarrollar estos productos de forma inteligente y segura.

Hasta ahora, parece bastante claro que la IA tiene potencial para ayudarnos a gestionar nuestro flujo de trabajo, aumentar la productividad y, tal vez, eliminar algo de estrés para los empleados con exceso de tareas.  Lo que no sabemos es si la IA por sí sola arreglará nuestros días ni nuestro trabajo, pero podría ayudarnos a evolucionar nuestra forma de trabajar y, con suerte, darnos tiempo para pensar.